当前位置: yh335银河国际赌场 >档案办理 > 档案办理 
秦淮河水利yh335银河国际赌场档案办理系统——操纵手册
文:   图:   供稿单位/来源:办公室   yh335银河国际赌场:2016-08-01 00:00:01    点击数:287  

 

 

秦淮河水利yh335银河国际赌场档案办理系统

操纵手册

 

前言

感谢您使用《秦淮河水利yh335银河国际赌场档案办理系统》。本手册包含的内涵可以帮助您更好的利用秦淮河水利yh335银河国际赌场档案办理系统。本手册包含档案利用和办理局部所有内涵。

目录

1. 登陆方式 3

2. 档案办理 5

2.1 业务流程说明 5

2.2 档案库说明 6

2.3 文件整理 7

2.3.1 业务描述 7

2.3.2 条目办理 7

2.3.3 原文办理 16

2.3.4 档案归档 18

2.4 档案办理 19

2.4.1 业务描述 19

2.4.2 功能操纵 19

3. 档案鉴定 22

3.1 业务描述 22

3.2 功能描述 23

3.3 功能操纵 23

3.3.1 受控/开放鉴定 24

3.3.2 濒危/遗失鉴定 25

3.3.3 到期鉴定 25

4. 库房办理 26

4.1 业务描述 26

4.2 功能描述 26

4.3 功能操纵 26

4.3.1 温湿度登记 26

4.3.2 库房安全检查登记 28

5. 档案统计 29

5.1 业务描述 30

5.2 功能描述 30

6. 借阅流程办理 30

6.1 如何实行档案借阅 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.登陆方式

方式1:经过OA单点登录

方式2:经过网址访问http://222.186.32.199:8081/eps/control/main

用户凭借用户名和密码直接加入系统,用户名为使用者姓名,初始密码:888

登录界面如下图所示:

首次登录的时候,输入系统用户名和密码,点击“登录”按钮,加入档案办理系统yh335银河国际赌场,如下图所示:

注:首次登录系统请首先安装插件!

插件安装:如用户有需要直接在浏览器中使用查看原文或者打印报表功能,必须安装原文查看工具和报表打印工具,操纵方式如下图:

2.档案办理

2.1业务流程说明

部室归档业务流程——以“卷”为单位:单位各部室的文件等资料由本部室的兼职档案员在【文件整理】环节的“未整理文件”选项卡中实行收集整理,然后对档案条目实行组新卷、组已有卷、生成档号等操纵,再归档到【档案办理】环节。档案办理员辅助完成档案的鉴定、打包,以及对归档的档案目录实行维护等工作。

部室归档业务流程——以“件”为单位:单位各部室平时的文件等资料由本部室的兼职档案员在【文件整理】环节实行收集整理,对档案条目直接实行生成档号等操纵,再归档到【档案办理】环节。档案办理员辅助完成档案的鉴定工作,以及对归档的档案目录实行维护等。

2.2档案库说明

档案库在不同环节中的状态不同,在【文件整理】环节中为预归档库,【档案办理】环节中为归档库。

传统立卷:以“卷”为保管单位。以“卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处置过程中的联络将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联络的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料实行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,实行系统排列和编目。以“卷”为单位整理的档案,其根本保管单位是案卷。

一文一件:文书立卷革新的中心内涵是将以“卷”为保管单位,改为以“件”为保管单位,它从根本上改变了传统的立卷方法。目的是为了简化档案整理程序,深化档案检索办事,增进档案办理现代化的进程。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

本系统中档案库分为以“卷”为单位的传统立卷库(名目档案库)和以“件”为单位的一文一件库两种。下面分别对这两种档案库实行先容:

传统立卷库:对传统立卷文件实行收集、整理等操纵时,先加入“名目档案案卷”库,在“未整理文件”选项卡中实行档案导入、手工录入、组卷等操纵,然后点击“档案案卷”选项卡,经过案卷条目加入“文书档案案卷—卷内文件库”,可以对卷内文件实行编辑操纵。

一文一件库:对一文一件文件实行收集、整理操纵时,直接加入“文书档案库”,实行录入,批零导入等操纵。

2.3文件整理

2.3.1业务描述

档案的收集是接收、征集档案和有关文献的行动。档案收集工作的内涵首要包括:

(1)档案室接收本单位文书部门或业务部门归档的案卷;

(2)档案室接收现行单位部门具有长远保存价值的档案;

(3)档案室接收撤销单位部门的全部档案;

(4)档案室接收和征集历史档案;

(5)档案室之间相互交换档案。(档案室之间有相互协作、交流的关系,按照国家限定,在档案企事业办理机关的监督下,档案室各自确定档案的接收范围,当接收范围因故产生变化时,档案室之间要相互磋商,调整档案的接收范围,互相移交室藏档案。)

单位各部室平时的文件等资料由本部室的兼职档案员实行收集整理,然后汇总到档案员手里实行归档。在传统立卷的方式中,兼职档案员只是简单的收集资料,然后分类整理等工作都由档案员来集合实行处置;而在一文一件归档方式中,兼职档案员按照简单的分类来实行收集资料,并且直接装订成盒,再转交给档案员实行归档。

2.3.2条目办理

2.3.3.1条目办理

(1)yh335银河国际赌场点击左侧的档案办理下的【文件整理】加入文件整理环节。

(2)点击全宗单位,看到该单位下的档案库,如下图所示:

(3)双击要加入的档案库(在此以“文书档案一文一件库”为例),如下图所示:

工具栏按钮说明:

 新增、编辑、复制、删除:提供对著录条目信息的增补、修改、复制、删除操纵;

查看:提供对所选著录条目信息查看的功能;

原文:挂接原文操纵;

【业务操纵】

分组查看:分组查看是指将档案库目录按照不同的状态或著录项分成各个组实行查看;生成档号:用来对档案的档号实行生成工作;

档案归档:提供将档案信息从文件整理环节移交到档案办理环节的功能;

生成档号:用来对档案的档号实行生成工作;

清除档号:用来对档案的档号实行清除工作;

批量修改:批量修改可以一次替换或修改多条记录;

批量导入:批量从EXCEL表格中导入档案条目;

批量挂接:批量挂接电子原文作为档案附件;

另存到其他档案库:用来转移条目和原文到其他档案库。

2.3.3.2卡片编辑模式

卡片编辑模式:实现档案目录新增、保存的功能。

(1)单击“新增”按钮,弹出页面如下:

(2)在卡片中输入各著录项内涵后,如果要继续添加条目,点击“保存”按钮,可继续在上面编辑框中输入信息。

(3) 系统会自动按照模板的设置,将各字段实行携带下来。

著录项说明:

  1. 必填项:以*标识的著录项为必填项,如全宗号
  2. 下拉框录入:局部著录项提供下拉框选择录入功能,例如保管期限,经过下拉表单选择录入相符合的信息,如下图所示:

2.3.3.3编辑条目信息

双击加入要修改著录信息的档案库,选择要修改的条目信息单击“”按钮,打开条目修改窗口,修改相符合的著录信息,然后单击“保存”按钮即可,如下图所示:

2.3.3.4批量修改

批量修改可以一次替换或修改多条记录。

打开档案库,选择要修改的档案条目,选择【业务操纵】下的【批量修改】命令,打开批量修改窗口,如下图所示:

有四种批量修改方式:按位置替换、按内涵替换、合并著录项、生成序号

详细先容如下:

2.3.3.3.1按位置替换

按位置替换就是将著录项的特定位置的字符替换为指定的字符。

例如:将年度2004改为2014。

  1. 选择要替换的条目。
  2. 点击“业务操纵”,选择下拉框中的“批量修改”命令。
  3. 单击“按位置替换”选项卡,著录项选择“年度”,要替换的位置是3到4:暗示将所选档案条目的“年度”中第3、4个字符,替换为14,单击“确定”按钮即可完成替换操纵,如下图所示:

2.3.3.3.2按内涵替换

按内涵替换指将指定的字符替换为新的字符,选择修改的著录项,这里选“保管期限”,要替换值为“永久”,替换为“长期”,设置如下:

单击“确定”按钮,所选档案条目保管期限中的“永久”都被替换为“长期”。

2.3.3.3.3合并著录项

合并著录项是指将两个著录项中的值合并到一个新的著录项中。例如将著录项“保管期限”和“年度”的值合并为“档号”,经过“—”隔开,生成新的著录项,设置方法如下图所示:

  

单击“确定”按钮,即可完成著录项的合并。

注意:合并生成后的著录项的字段长度必须大于或等于合并的两项著录项字段长度之和。否则不能合并。

2.3.3.3.4生成序号

生成序号是指对选中的某列插入新的内涵。例如,选择要修改的列为“序号”,将选择的记录件号的起始值从1开始以步长为1递增。设置如下:

前缀:位数前的数字,如前缀设为“0”,位数“3”,结果就会是0***;前缀设为“00”,位数“3”,结果00***;

步长:以1,2,3,4,5….这样的方式增长,步长设为1;以1,3,5,7,9….这样的方式增长,步长设为2;以1,4,7,10,13….这样的方式增长,步长设为3。

2.3.3.5删除条目

打开档案库,选择要删除的条目信息,单击“删除”按钮,即可删除所选的条目。

2.3.3原文办理

原文办理:实现对原文的添加、修改、删除、查看等操纵。

2.3.3.1添加原文

(1)打开档案库,选择要添加原文的条目,单击“原文”按钮,弹出原文办理窗口,如下图所示:

(2)单击“新增”按钮,弹出“原文添加”窗口如下图所示:

 (3) 选择文件类型,单击“选择”按钮,弹出“文件上传”窗口,添加电脑中已存的电子文件,如下图所示:

(4)选择电子文件后单击“打开”按钮,返回“附件上传”窗口,如下图所示:

(5)点击“上传”按钮,即可将所选文件添加到原文列表中,如下图所示:

2.3.4档案归档

经过文件整理,条目整理成有组合的档案,可以转入到归档档案库中存储,日后加以利用。

选择已生成档号的预归档条目,点击“档案归档”按钮,所选择的档案条目从档案整理环节的预归档库归档到对应的档案办理环节的归档档案库中。以后在预归档库将不再看到这条条目,只能在归档库中查看。

打开档案库,选择要归档的档案信息,单击“业务操纵->档案归档”按钮,将所选条目归入到【档案办理】环节。

2.4档案办理

2.4.1业务描述

档案办理工作,就是将零乱的和需要进一步条理化的档案,实行根本的分类、组合、排列和编目,组成井井有条的体系。档案整理工作的目的,就是使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作行动面貌,揭示文件之间的相互关系,便于档案的保管和利用。

档案整理工作的具体内涵包括:区分全宗、分类、立卷、编目、案卷的排列和案卷目录的编制。

文件整理模块中的条目办理、原文办理等操纵均可参照文件收集功能中。

2.4.2功能操纵

在yh335银河国际赌场单击“档案办理”,加入“档案办理”环节,所有档案类别如下图所示:

2.4.2.1分组查看

分组查看是指将档案库目录按照不同的状态或著录项分成各个组实行查看。本系统提供两种分组查看方式:自定义分组、固定分组,如下图所示:

1)、“自定义分组”指按照在“设置自定义分组”中设置的分组信息实行分组查看。

2)、“固定分组”指按照档案模板中设置的分组信息实行分组查看。

3)、“自定义分组设置”指按照需要选择任意著录项实行分组,分组后经过“自定义分组”实行查看。

2.4.2.1.1自定义分组

在这以按照“年度”-“分类号”分组为例来说明。

  (1)打开档案库,单击“业务操纵->设置自定义分组”菜单,打开“设置自定义分组”对话框,选择著录项“年度”、“保管期限”,点击“ ”按钮,将“年度”、“保管期限”添加到分组著录项中,单击【确定】按钮即可完成分组设置,选择“已选著录项”中的著录项,单击“”按钮,即可删除所选分组著录项,如下图所示

  1. 设置成功后,单击 “分组查看->自定义分组” 菜单,左侧以“年度”-“保管期限”分组,右侧显示分组后各组对应的档案目录:

2.4.2.2生成档号

档案经分类、(组合)、编目、排列后需要编制档号才能装盒保管。生成档号功能实现档号的自动生成,档号可按照规则设置自动生成。如文书档案系统默认档号规则为“全宗号-年度-分类号-流水号(件号)”。

选择要生成档号的条目,点击“业务操纵->生成档号”按钮,生成档号完成。

2.4.2.3清除档号

选择要清除档号的条目,点击“业务操纵->清除档号”按钮,清除档号完成。

2.4.2.4报表打印

打开档案库,选择要编目的条目信息,单击 “预览->归档文件目录”,打开“报表”窗口,如下图所示:

注:需安装报表打印工具

3.档案鉴定

3.1业务描述

档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定,而经常的业务工作则是后者。所以,档案界通常所说的档案鉴定,是对档案价值的鉴定。

档案价值鉴定工作是档案馆(室)按照一定的原则、准则和方法,甄别和判定档案的价值,确定档案保管期限,剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项业务工作。

档案价值鉴定工作的内涵首要包括:

(1)制定档案价值鉴定的有关准则,包括单行限定和档案保管期限表等;

(2)具体判定档案的价值,确定其保管期限

(3)拣出本无保存价值和保管期满的档案,按限定实行销毁或作相符合的处置;

(4)围绕上述工作而展开的一系列鉴定组合工作。概括上述内涵,首要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间(即所谓“存”),哪些档案无须保存即可销毁(即所谓“毁”)。

3.2功能描述

本系统先容的档案鉴定功能包括如下:受控鉴定、开放鉴定、濒危鉴定、遗失鉴定、到期鉴定、部门鉴定。

3.3功能操纵

在yh335银河国际赌场单击【档案鉴定】,加入【档案鉴定】环节,所有档案类别在左边以目录树的形式展现。

单击左边树形结构中的档案库(在此以“文书档案库”为例),可以查看该档案库中的所有档案目录,鉴定工作可以经过鉴定菜单来完成,如下图所示:

3.3.1受控/开放鉴定

  • 受控鉴定

对一些绝密或者比较敏感的文件需要做受控鉴定。经过受控鉴定的档案条目在网站利用时不呈现,在实行档案实体借阅时,借阅单必须经过领导签字。

选中需要受控鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à受控鉴定”,系统鉴定成功后自动实行档案目录刷新。

  • 开放鉴定

有些密级为公布,又存在利用价值的档案,可以做开放鉴定。经过开放鉴定的档案条目不受权限控制可直接在网站利用端查看,只要有登陆权限的用户都能看到,不需要实行电子借阅申请。

选中需要开放鉴定的档案条目,然后点击“开放鉴定”按钮,鉴定成功后系统自动刷新。

  • 取消开放鉴定

选中需要取消鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à取消受控”,打开窗口。

3.3.2濒危/遗失鉴定

  • 濒危鉴定

对实体档案出现受潮、虫蛀、破损等情况不方便借阅的档案文件,实行濒危鉴定,濒危鉴定过的档案不能再实行实体借阅。

选中需要濒危鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à濒危鉴定”,打开鉴定成功窗口。

  • 遗失鉴定

对实体档案出现遗失的档案文件,实行遗失鉴定,遗失鉴定过的档案不能再实行实体借阅。

选中需要遗失鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à遗失鉴定”,打开鉴定成功窗口。

  • 取消濒危/遗失鉴定

选中需要取消鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à取消濒危/遗失鉴定”,打开窗口。 

3.3.3到期鉴定

  • 到期鉴定

对已归入档案办理的档案文件实行到期鉴定,到达保管期限的档案文件实行到期鉴定后,可以延长保管期限或者转做销毁申请。

选中需要到期鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à到期鉴定”,打开鉴定成功窗口。

  • 取消到期鉴定

选中需要取消到期鉴定的档案条目,然后选择菜单“鉴定à取消到期鉴定”按钮。

4.库房办理

3.1业务描述

广义上的保管就是指办理。如人们说某档案室保管了哪些档案就是指该档案室办理着哪些档案。

狭义上的保管是指档案办理工作的八项根本内涵之一,即对已整理好并已存入库房及其柜架中的档案实行的日常维护、保护性办理工作。

 “八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。  

档案保管工作的内涵,首要包括三个方面:

(1)档案的库房办理

(2)档案流动过程中的保护

(3)保护档案的专门办法,即为延长档案的寿命而采纳的诸如纸张去酸、字迹恢复、修裱等各种专门的技艺处置。

3.2功能描述

在本系统中档案保管体现的是档案保管库房温湿度和库房安全性指标的登记,本局部功能包括:温湿度登记、档案库房安全检查登记、。

3.3功能操纵

3.3.1温湿度登记

库房办理员每天对库房的温湿度情况都要作详细的记录。然后实行统计,打印出温湿度报表。

(1)点击“库房办理à温湿度登记”,如下图所示:

(2)显示温湿度登记界面,可以添加新的温湿度记录,还可以修改、删除以前的记录

登记温湿度记录:点击“新增”按钮,显示登记界面

著录项说明:

天气:当前天气。

日期:当前日期(提取系统时间)。

温度\湿度:当前温度\湿度。

温度变化是否合理:库房的温度应控制在14-24℃之间。

温度\湿度变化幅度:库房合理温度\湿度范围。

湿度变化是否合理:准则相对湿度为45-60%。

输入天气情况,温度和湿度等相符合的信息,点击“保存”,完成登记。

库房:指在系统办理端维护的库房位置。

修改记录:选中一条记录,点击修改,显示修改界面,实行相符合的修改操纵,点击“保存”即可保存修改。

删除记录:选中一条温湿度记录,点击删除。选中的记录从数据库中删除。

3.3.2库房安全检查登记

办理库房的档案员按期库房内的档案实行安全检查,发现的问题都要作详细的记录。然后实行统计,打印出安全检查的报表。

点击“库房办理à库房安全检查登记”,将打开库房安全检查界面,如下图所示:

在此界面中,可以登记新的安全检查记录,还可以修改、删除以前的记录

登记安全检查记录:点击“新增”按钮,显示登记界面

在上图中手工录入出现问题的档案条目的档号,点击“状态”弹出下拉框,

选择相符合情况。点击添加;也可以修改、删除档号记录。

然后选择检查日期,输入检查人,出现问题的档案的处置结果,点击确定,新的记录被添加,完成登记。

修改记录:选中一条记录,点击修改,显示修改界面,实行相符合的修改操纵,点击确定即可保存修改。

5.档案统计

5.1业务描述

档案统计,就是以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作中诸现象的发扬过程、现状及其一般的规律性。

档案统计工作的内涵,包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和情况的登记,档案利用情况的登记以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的根本统计和其他专门统计。概括说来,档案统计工作包括档案的根本登记和综合统计两局部。登记是统计的基础,统计是登记的目的。

从统计的对象来划分,档案统计工作大致上可分为两方面:一方面,对档案实体及其办理情况的统计;另一方面,对档案事业的组合与办理情况的统计。

此刻我国档案工作的统计体系,根本上分四个层次:(1)全国档案工作根本情况统计。纳入国家国民经济和社会发扬筹划的统计指标,由国家档案局组合实行,由国家统计局引导与监督。(2)专业系统档案工作根本情况统计,由专业主管机关组合实行。(3)地方(包括省、市、地、县各级)档案工作根本情况统计。由地方档案行政办理机关组合实行。(4)档案馆、档案室(包括各种专门档案室)档案工作情况统计。由各档案馆、档案室自己组合实行。

档案统计工作的根本使命,是对档案和档案工作的发扬情况实行统计调查,统计剖析,提供统计资料,实行统计监督。

5.2功能描述

本系统的档案统计首要包括档案存量统计、工作量统计、库房安全统计、温湿度统计、年报统计。

6.借阅流程办理

6.1如何实行档案借阅

6.2.1全文检索和目录检索

对于用户查看的档案条目所对应的电子原文,用户可以在系统中提议档案借阅申请,经过预定义的工作流程审批后,用户可以在系统中查看该电子原文。

     档案借阅的发起是在档案利用的界面中实行的。可以经过yh335银河国际赌场的全文检索和目录检索等检索方式查询需要的档案:

  1. 用户登陆到档案办理系统,在“全文检索”查询框中输入需要查阅的档案信息(字符间输入空格键代表“并”),如图所示: 

  1. 单击搜索按钮,呈现出条目和原文中包含检索信息的内涵

  1. 点击【在结果中】或者【分类统计】实行二次查询,逐渐缩小检索范围,如图所示

  1. 同样,对于不清除借阅的档案具体信息时,可经过“目录检索”查询框检索档案信息,如图所示

点击“搜索”按钮,呈现跨库检索界面:

双击检索出来的档案库加入档案库查询

  1. 【全文检索&目录检索】选择好需要借阅的档案后,点击【加入借阅车】按钮,可将所选档案加入借阅车中,点击借阅车如图所示:

  1. 确定好借阅车中内涵和借阅类型(电子借阅或者实体借阅)之后点击下一步,如图所示:

在上图中填写借阅时间(天数)、备注、功能请求(查看,打印,下载)等数据,点击提交申请,之后申请单将会按照预先设定的流程实行流转到审批人处。

 

6.2.2审批人审批及申请人查看

  1. 审批人在yh335银河国际赌场待办事务中可见到需要审批的借阅单条数,如图所示:

  1. 点击待办事务图标,加入待办事务界面,展现当前所有待办事务,如图所示:

双击需审批的待办事务,查看此条待办的详细信息,如下图:

在待办事务详细信息界面经过【工作流】->【提交】提交该条流程,可在下图中填写流程见解等

(3)  申请人在审批成功之后,在“代办事务”中查看借阅单申请结果,点击待办事务,查看详细信息;

(4)申请人查阅完这次申请查看的内涵后,不需要再看这份资料,有个“结束”的过程,点击【工作流】—>【提交】就完成了整个流程,如图所示:

 

 

附件:

上一篇:  有关调整yh335银河国际赌场档案鉴定小组的告知

下一篇:  省档案局、水利厅引导yh335银河国际赌场档案办理工作

 
 

版权所有 (C) 2014-2020 主办:yh335银河国际赌场 技艺支撑:江苏省时代科学技术有限企业

 
XML 地图 | Sitemap 地图