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中华人民共和国档案职业准则——归档文件整理规则
文:   图:   供稿单位/来源:办公室   yh335银河国际赌场:2016-09-19 00:00:01    点击数:172  

归档文件整理规则
1 范围
本准则限定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本准则适用于各级机关、队伍、企事业单位和其他社会组合对应作为文书档案保存的归档文件的
整理。其他门类档案可以参照实行。企业单位有其他特殊限定的,从其限定。
2 标准性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本
文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与办理标准
DA/T 1-2000 档案工作根本术语
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 25-2000 档案修裱技艺标准
DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技艺请求和应用标准
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本准则。
3.1
归档文件archival document(s)
立档单位在其职能行动中形成的、办理完成、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子
文件材料。
3.2
整理arrangement
将归档文件以件为单位实行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、
编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组合、存储等),使之井井有条
化的过程。
3.3
件item
归档文件的整理单位。
4
3.4
档号archival code
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则
4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联络。
4.2 归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化办理请求,便于计算机办理或计算机辅助办理。
4.4 归档文件整理应包管纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般请求
5.1 组件(件的组合)
5.1.1 件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文
件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;
中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周
报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;
来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处置单或
发文稿纸的,文件处置单或发文稿纸与相干文件为一件。
5.1.2 件内文件排序
归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原
件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊限定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中
文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处置单或发文稿纸的,
文件处置单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
5.2 分类
5.2.1 立档单位应对归档文件实行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳固性。
5.2.2 归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法实行
三级分类。
a)按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于筹划、回顾、预算、统计报
表、表扬先进以及法规性文件等内涵涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年
度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归
档年度,并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。
采用机构分类的,应按照文件形成或承办机构对归档文件实行分类,涉及多部门形成的归档文件,归
入文件主办部门。采用问题分类的,应按照文件内涵所反映的问题对归档文件实行分类。
5
c)按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采纳年度—保管期限等方
法实行两级分类。
5.3 排列
5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。
5.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。
5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集合排列。
5.4 编号
5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳固性、扩充性、
简单性原则。
5.4.2 档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3 档号按照以下请求编制:
a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4 位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T
13-1994 编制。
b)档案门类代码·年度:归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为
文件形成年度,以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。
c)保管期限:保管期限分为永久、按期30 年、按期10 年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代
码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。
e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4 位阿拉伯数字标识,
不足4 位的,前面用“0”补足,如“0026”。
5.4.4 归档文件应在yh335银河国际赌场上端的空白位置加盖归档章并填写相干内涵。电子文件可以由系统生成归档章
样式或以条形码等其他形式在归档文件上实行标识。
5.4.5 归档章应将档号的组成局部,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问
题)可以作为选择项(见附录A 图A1)。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)
按照5.4.3 编制,页数用阿拉伯数字标识(见附录A 图A2)。为便于识记,归档章保管期限也可以使
用“永久”“30 年”“10 年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等标准化简称标识(见附录A 图
A3)。
5.5 编目
5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。
5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内涵。归档文件目录设
置序号、档号、文号、仔肩者、题名、日期、密级、页数、备注等名目。
a)序号:填写归档文件顺序号。
b)档号:档号按照5.4.2-5.4.3 编制。
c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。
d)仔肩者:制发文件的组合或个人,即文件的发文机关或署名者。
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e)题名:文件标题。没有标题、标题不标准,或者标题不能反映文件首要内涵、不方便检索的,
应全部或局部自拟标题,自拟内涵外加方括号“[ ]”。
f)日期:文件的形成时间,以国际准则日期暗示法标注年月日,如19990909。
g) 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。
h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i)备注:注释文件需说明的情况。
5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格实行编制。目录表格采用A4 幅面,页面宜横向设
置(见附录B 图B1)。
5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面(见
附录B 图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立
档单位名称,填写时应使用全称或标准化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管
期限装订成册。
6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架
6.1 修整
6.1.1 归档文件装订前,应对不符合请求的文件材料实行修整。
6.1.2 归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000 予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。
6.1.3 归档文件应按照保管期限请求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.1.4 对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下实行折叠。
6.2 装订
6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应安稳、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、
不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和办理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原
装订方式符合请求的,应维持不变。
6.2.2 应按照归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限请求相匹配。为便于办理,相同期
限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3 用于装订的材料,不能包含或产生或许损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、
热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料实行装订。
6.2.4 永久保管的归档文件,宜采纳线装法装订。页数较少的,使用直角装订(见附录C 图C1、图C2)
或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或
浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.5 永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。
6.2.6 按期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照6.2.4-6.2.5 实行。按期保管的、
不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照6.2.4 实行,也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3 编页
6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6.3.2 页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。
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6.4 装盒
将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表名目。不同年度、机构(问题)、保
管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6.4.1 档案盒
6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根
据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm 等(见附录D 图D1)。
6.4.1.2 档案盒应按照摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号
等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录D 图D2、图D3)。其中,起止件号填写盒内第
一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序
号,按进馆请求在档案盒盒脊或底边编制。
6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制造。
6.4.2 备考表
备考表置于盒内文件之后,名目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
(见附录E)。
a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b)整理人:承担整理归档文件的人员签名或签章。
c)整理日期:归档文件整理完成日期。
d)检查人:承担检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
e)检查日期:归档文件检查完成的日期。
6.5 排架
6.5.1 归档文件整理完成装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应幸免频
繁倒架。
6.5.2 归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)
序列依次上架,便于实体办理。
6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依
次上架,便于档案移交进馆。
7 归档电子文件的整理请求
7.1 归档电子文件组件(件的组合)、分类、排列、编号、编目,应符合本《规则》“5 一般请求”的
限定。
7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组合、存储等整理请求,参照《数字档案室建
设指南》(2014 年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等准则实行。
7.3 归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014 年)、GB/T 18894 等准则的应用
系统。

 

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